Fatores ambientais da empresa e ativos de processos organizacionais representam entrada para diversos processos de Gerenciamento do Projeto. Vamos entender cada um deles.

Fatores ambientais da empresa

Fator ambiental é todo e qualquer sistema ou ambiente da empresa que cerca e influencia a realização do projeto. Representam processos e comportamentos das organizações e servem como referências para a etapa de planejamento do projeto.

A definição clássica para fatores ambientais da empresa é o conjunto de fatores internos e externos que influenciam o sucesso do projeto. Como exemplo, temos: Estrutura e cultura organizacional, Infraestrutura, Recursos e Banco de dados.

Imagine que você esteja em um determinado projeto e necessite de uma pessoa especialista em um determinado assunto. Em toda a organização temos apenas uma única pessoa habilitada e ela já está alocada em outro projeto. Isso de alguma forma pode impactar no planejamento do projeto, pois você terá que encontrar uma solução de contorno para este caso.

O que fazer?

Uma solução é contratar mão de obra externa e, para tal, precisaremos consultar os ativos organizacionais e suas políticas de contratação

Ativos de Processos Organizacionais

Ativos são bens e direitos que uma empresa tem num determinado momento, resultante de suas transações ou eventos passados (leia-se projetos).

Desta forma, podemos entender que ativos de processos organizacionais são bens que podem ser utilizados para influenciar o sucesso de um projeto.

Os ativos de processos organizacionais também representam aprendizado e  conhecimento adquirido de projetos anteriores (conhecimento tácito). Cabe ressaltar aqui a importância de termos a documentação do projeto gerada e atualizada, pois ao término de um projeto, cronogramas, matriz de risco, requisitos, qualidade, etc poderão servir de referência e apoio para o planejamento de um novo projeto, por exemplo.

Imagine que você está planejando um projeto e percebe, através dos fatores ambientais da empresa, que a pessoa especialista no assunto desejado está alocada em outro projeto e você necessite contornar este problema através da utilização de uma consultoria externa. A política de contratação de consultorias da organização, que pode ser considerada um ativo importante, deve ser observada para aplicarmos esta solução. Então, ativos de processos organizacionais precisam ser verificados.

Agora pense também na possibilidade de consultar bases históricas de projetos anteriores e similares para verificar, por exemplo, os riscos identificados e o plano de ação mapeado. Estas informações podem ser levadas para o projeto atual, antecipando situações problemáticas com base no conhecimento adquirido.

Na situação abaixo mostro um resumo de como estes elementos se relacionam.

Para entender melhor, faça o download do mapa mental abaixo (clique na figura). Nele mostramos as definições de cada elemento, exemplos, categorias de ativos e fatores e os processos de gerenciamento de projetos que são impactados por estes elementos.

Fonte: Alexandre Paiva (Portal Gerente de Projeto)